Cyfrowa Transformacja – czym jest i dlaczego warto do niej dążyć?

Żeby dobrze zrozumieć czym tak naprawdę jest Cyfrowa Transformacja, zacznijmy od wyjaśnienia kilku podstawowych pojęć. Najwęższym z nich będzie digitization, które oznacza zwyczajną cyfryzację informacji. Najprościej mówiąc jest to przejście od papierowego formularza do poziomu np. arkusza kalkulacyjnego czy innego, dedykowanego formularza cyfrowego, stworzonego w dowolnym narzędziu. To prosta cyfryzacja samej informacji i sposobu jej pozyskiwania.

Jak odejść od papieru w firmie, przeczytasz w tym artykule: Cyfrowa transformacja – jak zerwać z papierem i arkuszami kalkulacyjnymi w firmie produkcyjnej?

Szerszym pojęciem jest digitalization, będące swego rodzaju przedłużeniem digitization, czyli przetwarzaniem uzyskanych danych w sposób cyfrowy, a także ich raportowaniem. Możemy je przetłumaczyć jako cyfryzację procesów biznesowych.

Zarówno digitization, jak i digitalization to tzw. cyfrowa optymalizacja biznesu – procesy biznesowe funkcjonują praktycznie tak samo, jak do tej pory, tylko dodany jest do nich aspekt cyfrowy.

Najszerszym pojęciem, które zawiera w sobie oba poprzednie, jest Cyfrowa Transformacja. Odnosi się ona również do zarządzania zmianą, czyli obejmuje całe procesy biznesowe, które przebudowuje się tak, żeby odpowiednio współgrały ze wsparciem technologicznym. Cyfrowa Tansformacja biznesu to już proces re-inżynieringu z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.

Celem prostej cyfryzacji jest pozostanie w grze. Cyfrowa Transformacja to budowanie realnej i długoterminowej przewagi konkurencyjnej. Warto więc przemyśleć na czym chcemy się skupić – na optymalizacji czy na transformacji? A może na obu? Połączenie tych dwóch dróg to strategia cyfrowa. Przy jej ustalaniu trzeba zastanowić się, jaki miks powyższych opcji będzie dla nas najbardziej odpowiedni, jakie przeniesie korzyści i jakie będziemy musieli z tego tytułu ponieść koszty.

Dlaczego warto się cyfrowo transformować i dążyć do Przemysłu 4.0? McKinsey w swoich badaniach wskazał kilka istotnych korzyści. Są to między innymi:

• 20-50 % – krótszy czas wprowadzania produktów na rynek,
• 30-50% – wzrost wykorzystania aktywów*
• 3-5% – ogólny wzrost produktywności procesów i zasobów**
• 45-55% – wzrost produktywności na stanowiskach
• 20-25% – spadek kosztów utrzymania zapasu
• 10-20% – obniżenie kosztów związanych z jakością
• ponad 85% – zwiększenie dokładności prognozowania
• 10-40% – obniżenie kosztów utrzymania względem obsługi posprzedażowej.

Więcej o tym jak cyfryzacja może pomóc firmom produkcyjnym przeczytasz tutaj: Cyfryzacja odpowiedzią na problemy firm produkcyjnych

, przeprowadzone przez s&t, pokazuje, że ponad połowa organizacji w Polsce nie inwestuje w cyfryzację w zaplanowany, skoordynowany sposób. Działania w tym zakresie często bardziej przypominają gaszenie pożarów – pojawia się problem, więc szukamy rozwiązania i dopiero wtedy przygotowujemy wdrożenie.

Mniej więcej połowa, bo 47% firm planuje z przynajmniej rocznym wyprzedzeniem. To standardowa wersja – raz na rok przygotowywane są ogólne budżety, w których przewiduje się m.in. środki na informatyzację.

Tylko 2% organizacji organizuje swój budżet w inny sposób i to właśnie w tym wąskim przedziale znajdują się firmy posiadające strategię cyfrową i stworzone na jej podstawie Mapy Drogowe Cyfrowej Transformacji.

W tym samym badaniu ponad połowa firm stwierdziła, że ich budżet na cyfryzację wynosi poniżej jednego miliona złotych rocznie, natomiast aż 17% organizacji wskazało budżet ponad 10 milionów. Jak więc widać rozpiętość w tym zakresie jest naprawdę duża. Dlatego, aby „pozostać w grze” i zdobywać przewagę konkurencyjną, trzeba mieć świadomość, że wydatki na cyfryzację są konieczne.

Dlaczego więc w wielu przedsiębiorstwach idzie to tak opornie? Firmy często zasłaniają się tym, że brakuje im zasobów i nie ma budżetu na start. Kiedyś usłyszeliśmy od jednego z klientów takie słowa:

„Nigdy nie mamy czasu i pieniędzy żeby coś zrobić dobrze, ale okazuje się, że zawsze mamy ten czas i pieniądze, żeby zrobić to dwa razy. Skoro już się coś zrobiło, to zawsze się znajdują środki żeby to poprawić. Jednak mamy opory, żeby zrobić to dobrze od samego początku”.

Przykład ten mówi sam za siebie i wyraźnie pokazuje, gdzie leży problem. Jak jednak wybrnąć z takiej sytuacji? Pomocne okazują się mapy drogowe, które pozwalają spojrzeć z odpowiedniej perspektywy na cały proces Cyfrowej Transformacji i kosztów, jakie trzeba w nią zainwestować.

Jak każda zmiana, Cyfrowa Transformacja może być przedstawiona w postaci świątyni – analogicznie do świątyni doskonalenia czy świątyni jakości. Świątynia Cyfrowej Transformacji oparta jest o trzy najważniejsze filary:

Ludzie – filar pierwszy, i zdecydowanie najważniejszy, to wszystkie osoby zaangażowane w zmianę.

Procesy – Cyfrowa Transformacja ma służyć do osiągnięcia długotrwałej przewagi konkurencyjnej, a to jest możliwe dzięki bardziej wydajnym, zapewniającym lepszą jakość i bardziej oszczędnym procesom.

Technologia – filar technologiczny ma za zadanie wspierać, standaryzować i pomagać utrzymać wprowadzoną zmianę.

Przeprowadzając Cyfrową Transformację, nie można pominąć żadnego z tych filarów. Co się stanie, jeśli któregoś z nich braknie?

Filar ludzi + filar procesów – kiedy w naszej świątyni zabraknie filaru technologii, z automatu pojawi się dług technologiczny. W pierwszym etapie transformacja zadziała, ale w dłuższej perspektywie ten dług będzie narastał, więc prędzej czy później pojawi się potrzeba zmiany technologii. W efekcie trzeba będzie jeszcze raz przeprowadzić transformację, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Jest to częsty problem firm, które budują mapy, a na co dzień zajmują się czymś innym, np. leanem. To zazwyczaj specjaliści, którzy potrafią skutecznie przeprowadzać zmiany, mają świetny kontakt z ludźmi i znakomicie znają się na procesach, ale często nie są w stanie zapewnić wsparcia technologicznego.

Filar procesów + filar technologii – jak już wspomnieliśmy, filar ludzki to podstawa. Kiedy go brakuje, spotykamy się z oporem organizacyjnym, a wtedy zmiana nie ma prawa zadziałać – zostaje ona wewnętrznie odrzucona przez organizację.

To jest przypadłość np. dostawców technologii czy integratorów systemów, którzy bardzo dobrze rozumieją procesy i technologię, często też posiadają własne rozwiązania, ale nie potrafią zaangażować ludzi i zbudować wspólnie z nimi trwałej zmiany w organizacji.

Filar ludzi + filar technologii – w sytuacji gdy nie zaopiekowaliśmy procesów, błędy, które pojawiały się jako błędy procesowe zostaną przebudowane czy też utrwalone jako błędy systemowe. Takie błędy jest jeszcze trudniej wykorzenić, bo oprócz zmiany w ludziach trzeba jeszcze przeprowadzić zmianę w technologii.

Problem ten często dotyczy zmian przeprowadzanych przez bardzo duże firmy konsultingowe, które potrafią rozmawiać z ludźmi, zwłaszcza z managementem, i znają technologię, ale nie pojawiają się w gemba i nie schodzą do warstwy procesu. W efekcie to co przygotowują dobrze wygląda pod względem strategicznym, ale nie ma przełożenia na praktyczną realizację. Podobnie jeżeli mapa jest przygotowywana np. przez dostawcę systemu ERP – rzadko kiedy jest on w stanie zdiagnozować procesy na produkcji.

Aktualnie wiele firm wyspecjalizowało się w budowaniu Map Drogowych Cyfrowej Transformacji. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że nie każda taka transformacja będzie transformacją pewną i długotrwałą.

Oparcie Cyfrowej Transformacji o wszystkie trzy filary zapewni jej trwałość i sprawi, że nie będzie tylko jednorazowym zrywem. Zapewnienie takiej trwałości nierozerwalnie wiąże się z kulturą organizacji, czyli właśnie z filarem ludzkim oraz z przeprowadzaniem zmian typu open source. Pracownicy powinni współtworzyć zmianę, mieć swój udział w planach jej wdrożenia i otwarcie o niej rozmawiać. Jednak należy przy tym pamiętać, że przykład zawsze idzie z góry.

Jak podejść do Cyfrowej Transformacji, aby nie zamykać sobie możliwości dalszego rozwoju? Przeczytasz o tym w tym artykule: Perspektywiczne spojrzenie na cyfryzację

Cyfrowa Transformacja to długotrwały proces. Może się udać mimo słabszej technologii, ale nigdy się nie uda jeżeli nie będzie zaangażowania ludzi i jeżeli procesy, które mamy w organizacji nie zostaną najpierw zweryfikowane. Warto mieć świadomość, że najważniejsza zmiana, to jest ta zmiana, która odbywa się w naszych głowach. Budowanie właściwego mindsetu, pozwoli na wykorzystanie narzędzi cyfrowych, czy to do celów optymalizacji, czy też re-inżynieringu procesów biznesowych.

Przeczytaj również:

Fabryka na miarę Przemysłu 4.0. Jak do niej dotrzeć z Mapą Drogową Cyfrowej Transformacji?

Badanie ADMA – sprawdź cyfrową dojrzałość Twojego przedsiębiorstwa

Artykuł powstał na podstawie webinaru:

Cyfrowa Fabryka – zaplanuj swoją drogę do Przemysłu 4.0 z Mapą Drogową Cyfrowej Transformacji