Cyfrowa transformacja – jak zerwać z papierem i arkuszami kalkulacyjnymi w firmie produkcyjnej?

Zużycie papieru w Polsce jest prawie 3-krotnie wyższe od średniej światowej. Papier jest powszechnie używany w wielu firmach, urzędach, czy instytucjach, niezależnie od ich stopnia cyfryzacji i automatyzacji. Papierowe są nie tylko umowy, zamówienia, instrukcje czy faktury. Często drukuje się też maile, raporty i notatki o przebiegu pracy.

Oczywiście nie dotyczy to w równym stopniu wszystkich gałęzi gospodarki. Przodującym sektorem wydaje się tu być administracja publiczna. Polskie urzędy wręcz słyną z  przetwarzania niesamowitej ilości papierków, które trzeba wypełnić, żeby załatwić nawet najprostsze sprawy. Co ciekawe niektóre formalności, np. pozwolenie na budowę szybciej załatwimy składając papierowy wniosek, niż wysyłając go przez Internet.

Wydawać by się mogło, że na tym tle branża przemysłowa wypada całkiem nieźle, a cyfrowa transformacja jest tam na zaawansowanym poziomie w stosunku do innych sektorów gospodarki. Wciąż jednak można znaleźć wiele zakładów, gdzie różne zdarzenia, a także efekty produkcji zapisywane są na papierze i ewentualnie później wprowadzane ręcznie przez pracowników do arkuszy kalkulacyjnych.

Transformacja cyfrowa, to nie tylko inwestycja w nowoczesne rozwiązania, ale też oszczędności. Posłużmy się przykładem pewnej firmy z obszaru przemysłu, która postanowiła policzyć ile naprawdę kosztuje ją codzienne używanie papieru. Okazało się, że w ciągu jednego tygodnia jest u nich drukowanych około 200 tysięcy kartek A4. To daje w przybliżeniu 400 ryz papieru rocznie. Łączny koszt, uwzględniający papier oraz tonery do drukarek, w skali roku urósł do niebagatelnej kwoty ponad 100 tysięcy złotych.

A co, gdyby zastąpić tradycyjne kartki e-papierem? Analizy pokazały, że po wdrożeniu takiego projektu na wszystkie zakłady, firma ta mogłaby zredukować koszty o około 85%. Jak widać, cyfrowa transformacja biznesu może przynieść korzyści nie tylko ekologiczne, ale też ekonomiczne.

Działanie i parametry maszyn, przestoje (zarówno te planowane, jak i nieplanowane), ilość wyrobów, jakie udało się wyprodukować – jednym słowem, wszystkie zdarzenia, które mają miejsce na produkcji, stanowią cenne źródło informacji i powinny zostać odnotowane.

Kto najczęściej zajmuje się spisywaniem tego, co dzieje się na produkcji? Osoby, które bezpośrednio się nią zajmują, czyli operatorzy maszyn. Uzupełnianie danych, pisanie raportów czy wypełnianie kart produktów zazwyczaj spada na ich barki.

Takie podejście, na pierwszy rzut oka, wydaje się całkiem logiczne. To właśnie pracownicy produkcji mają bezpośredni dostęp do tego, co dzieje się w danym momencie na hali produkcyjnej. Zamiast  skupić się na właściwej pracy, rozwoju w tej dziedzinie czy podnoszeniu efektywności na swoim stanowisku, są oni zobligowani do ręcznego wypełniania wydrukowanych tabel i arkuszy, co jest nie tylko mało rozwojowe, ale też pochłania ogromne ilości czasu.

Innym aspektem, który przemawia za rezygnacją z tradycyjnych form notowania na papierze jest fakt, że takie rozwiązanie prowadzi do strat w informacjach. Jesteśmy tylko ludźmi i zdarzają nam się błędy. Operator może zapomnieć zarejestrować zdarzenie, albo nawet wcale go nie uwzględnić, jeśli trwa ono bardzo krótko (tzw. mikroprzestój). Człowiek może się pomylić, choćby z określeniem czasu lub daty, jeśli zapisuje dane już po fakcie, polegając na swojej pamięci. Poza tym odręczne notatki mogą być nieczytelnie zapisane, co również prowadzi do pomyłek.

Raporty ze zdarzeń występujących na produkcji spisywane przez operatorów, przeznaczone są dla pracowników wyższego szczebla, którzy zarządzają produkcją. Na podstawie otrzymanych informacji podejmują oni decyzje, mające wpływ na funkcjonowanie całej firmy. Jednak nie dość, że dane które otrzymują docierają do nich z opóźnieniem, a ich forma nie jest dostosowana do roli takiej osoby, to jeszcze istnieje spore ryzyko, że pojawią się w nich błędy.

Możemy się zastanowić, kto w takim procesie rzeczywiście jest odpowiedzialny za podejmowanie kluczowych decyzji? Szef, który ma do dyspozycji błędne dane czy pracownik, którego zadaniem jest ręczne spisywanie informacji?

Jakie są skutki pomyłek podczas wpisywania danych do raportu? Czy błędna godzina lub pominięcie kilkuminutowego przestoju naprawdę mają aż tak duże znaczenie? Wydawać by się mogło, że nie. Drobne pomyłki często przechodzą niezauważone, produkcja realizuje główne cele i zlecenia, firma działa, przynosi zyski.

Prawda jest taka, że analizowanie dużej liczby papierowych raportów nie jest wygodne i mało kto zabiera się za to bez wyraźnej potrzeby. Dopiero kiedy pojawia się konkretny problem, reklamacja lub zbliża się audyt, konieczne staje się „przekopanie” stosów papierowych dokumentów, w celu odnalezienia tych niezbędnych.

Stąd suma narastających przez dłuższy czas, drobnych błędów może robić dużą różnicę. Posłużmy się przykładem pewnej firmy produkcyjnej. Jej szef był przekonany, że ma wskaźnik OEE na poziomie 80 %. W rzeczywistości wynosił on 60%. Wprawdzie w firmie nic złego się nie działo i całkiem dobrze radziła sobie bez tej informacji.

Czy w takim razie cyfrowa transformacja i związane z nią zautomatyzowane zbieranie danych mogły mieć tutaj jakiekolwiek znaczenie? Gdyby osoby zarządzające miały pełny obraz sytuacji, wyniki mogłyby być jeszcze lepsze – inwestycje w podniesienie OEE z poziomu 60% w górę są znacznie mniej kosztowe niż gdyby wskaźnik ten rzeczywiście wynosił 80%.

Wiele firm dostrzega wspomniane problemy i próbuje jakoś je rozwiązać. W niektórych przedsiębiorstwach informacje z ręcznych raportów przepisywane są np. do Excela czy też różnych systemów np. do modułu ERP. Inni idą jeszcze o krok dalej, wprowadzając skanery kodów kreskowych, albo umożliwiając operatorom wpisywanie danych za pomocą klawiatury bezpośrednio do arkuszy kalkulacyjnych, z pominięciem części papierowej.

Rozwiązania te pozwalają na pozbycie się problemu nieczytelnych notatek, a dane przedstawione są w przystępniejszej formie, ułatwiającej ich późniejszą analizę czy odnalezienie pożądanej informacji nawet po upływie dłuższego czasu.

Niestety, nawet jeśli pominiemy papierowe raporty, wciąż pozostają dwa główne problemy – często informacje odnotowywane są z pamięci lub zdarzają się pominięcia, a operator jest odrywany od właściwej pracy, aby uzupełnić te dane. Nie wspominając już o tym, że przepisywanie danych z tradycyjnych dokumentów do komputera pochłania podwójną ilość czasu i jest kolejnym momentem, gdzie mogą pojawić się pomyłki.

Aby zarządzanie przez fakty było możliwe, konieczne są rzetelne informacje. Jak je uzyskać? Warto postarać się o jak najwyższą automatyzację zbierania i przetwarzania danych. To pomoże wyeliminować błędy ludzkie na etapie wpisywania danych do systemów.

Nie oznacza to, że maszyny zrobią za nas wszystko, a pracownicy staną się zbędni. Takie rozwiązanie stawia człowieka w roli, która jest dla niego najbardziej odpowiednia — jako decydenta i odbiorcy zebranych informacji.

Dzięki zastosowaniu systemów informatycznych dla produkcji, dane zbierane są automatycznie. Następnie można je również automatycznie przetworzyć, wykorzystując w tym celu dedykowane dla danego zagadnienia oprogramowanie. W efekcie uzyskujemy wiarygodną, zintegrowaną i kontekstową informację, która może być potrzebna do podjęcia kluczowych decyzji biznesowych.

Odchodzenie od papieru i rezygnacja z arkuszy kalkulacyjnych na rzecz automatycznego zbierania i przetwarzania danych, to dobry krok w kierunku jakim jest cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa. Aby zautomatyzować pobieranie danych z produkcji i przejść na wyższy poziom automatyzacji i cyfryzacji, należy pomyśleć o tym, jak efektywnie i wydajnie komunikować się z maszynami czy stanowiskami pracy oraz jak wykorzystywać zebrane dane w różnych klasach systemów IT dla produkcji.

Ważnym etapem na tej drodze jest wybór odpowiedniego rozwiązania, które nie tylko pozwoli na uzyskanie rzetelnych i szczegółowych informacji w czasie rzeczywistym, ale umożliwi też ich analizowanie. Otwarte, dedykowane systemy pozwalają na rozbudowę o coraz bardziej zaawansowane funkcjonalności i wymagania, jakie klienci przed nimi stawiają np. funkcje związane z systemami MES, które pozwalają m.in. na zrównoważony rozwój. Takie podejście zbliża nas do zarządzania przez fakty.

Podsumowując – większa automatyzacja to mniej papieru, rzetelne, łatwo dostępne i czytelne dane oraz oszczędność czasu pracowników, którzy mogą się skupić na ważniejszych zadaniach. To również ukłon w stronę ekologii, a w dłuższej perspektywie spore oszczędności. Odejście od papieru na rzecz automatycznego zbierania danych, za pomocą dedykowanych systemów, może być pierwszym krokiem w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, która otwiera wiele nowych możliwości.

Autor: Paweł Firek

Absolwent Automatyki i Robotyki na Politechnice Śląskiej.  Od 15 lat zajmuje się oprogramowaniem przemysłowym, w różnych obszarach: od technicznego, przez sprzedażowy oraz marketingowo-rozwojowym. Rozwijał współpracę z globalnymi koncernami m.in. Arcelor Mittal Poland, Grupa Electrolux. Obecnie wraz z zespołem Improvement Factory [w skrócie ImFactory] koncentruje się na wsparciu cyfryzacji procesów w polskich przedsiębiorstw produkcyjnych oraz rozwoju rynku systemów MES w Europie Środkowej i Wschodniej w ramach Centrum Kompetencji AVEVA MES.

Przeczytaj również:

Harmonogramowanie produkcji i związane z nim wyzwania