Mapa Drogowa
Cyfrowej Transformacji

Najprościej mówiąc, jest narzędziem pomagającym przedsiębiorstwu odnaleźć się w procesie transformacji cyfrowej. To dokument, który możemy porównać z planem strategicznym czy też z portfolio zadań (projektów) i inicjatyw wraz z zależnościami między nimi.
Mapa Drogowa Cyfryzacji przede wszystkim pomaga określić cele i wskazuje drogę do ich osiągnięcia. W wizualny sposób pokazuje zależności pomiędzy zadaniami, określa kamienie milowe i ich rozłożenie w czasie, stanowi również punkt wyjścia dla wdrażanych zmian technologicznych. Taka mapa podsumowuje, gdzie jesteśmy obecnie, wyznacza dokąd chcemy dojść w oparciu o wizję i cele strategiczne firmy oraz pokazuje, jakimi ścieżkami możemy podążać w tym kierunku.

Czas potrzebny na wykonanie Mapy Transformacji Cyfrowej jest wprost proporcjonalny do zakresu, jaki taka mapa ma objąć – tak jak w każdym projekcie, wraz ze wzrostem zakresu i liczby obszarów, które chcemy ująć, zwiększeniu będzie ulegał też czas potrzebny na przygotowanie. Wymagana ilość czasu może zależeć m.in. od liczby badanych procesów, wielkości fabryki czy też od tego, jakie funkcje będziemy sprawdzać (np. monitorowanie produkcji, traceability, planowanie, harmonogramowanie, zarządzanie wyposażeniem czy serwisami).

Koszt zawsze jest indywidualnie wyliczany dla każdego z Klientów. Przy jego szacowaniu bierzemy pod uwagę wiele zmiennych – przede wszystkim cechy danego przedsiębiorstwa, zakres i trudność wykonania Mapy Transformacji Cyfrowej, na ile będzie to absorbujące i zasobochłonne, czy pojawia się presja czasu i, co najważniejsze, jakie są unikalne, specyficzne potrzeby danej firmy. Typowo rozpiętość budżetów przygotowania Mapy Drogowej Cyfryzacji obejmuje zakres od 20 do 70 tys. PLN.

Ze względu na korzyści, jakie przynosi. Taka mapa wpiera proces myślenia strategicznego i podejmowania decyzji, pomaga przygotować plan transformacji cyfrowej i wyznaczyć kamienie milowe oraz poszczególne zadania i etapy pośrednie, a nawet odkrywanie zależności i powiązań, których wcześniej nie dostrzegaliśmy. Przyczynia się nie tylko do efektywniejszego wykorzystania zasobów, ale pozwala również czerpać korzyści z cyfryzacji szybciej i na większą skalę. Zwiększa szanse na sukces, ponieważ nie chodzi o to, by wdrażać technologie bezrefleksyjnie, ulegając modzie na cyfryzację. Istotne jest, aby skupić się na wyborze jedynie tych rozwiązań, które przyniosą rzeczywiste korzyści danej firmie i jej pracownikom (nie tyle zastępując, co uzupełniając i usprawniając ich pracę).

Można zrobić minimum, maksimum lub nie robić nic.

Minimum to samo badanie ADMA, które traktujemy jako wstęp do przygotowania Mapy Drogowej Cyfryzacji. Klient, który zamówi to badanie, otrzymuje raport wstępny. Pojawiają się w nim wnioski z oceny stanu bieżącego i aktualnego poziomu dojrzałości cyfrowej jego przedsiębiorstwa. Dane przedstawione są w bardzo przystępny sposób – znajdziemy tam różnego rodzaju statystyki, takie jak porównanie wyniku uzyskanego przez przedsiębiorstwo ze średnią wyników z danej branży, porównanie ze średnią polskich firm, ze średnią przedsiębiorstw europejskich oraz inne benchmarki.

W wersji maksimum, poza wykonaniem bazowego badania ADMA i przygotowaniem Mapy Transformacji Cyfrowej proponujemy opracowanie koncepcji, specyfikacji, bądź projektu technicznego dla najbardziej rozwojowych i rozległych inicjatyw, w przypadku których istnieje potrzeba pogłębienia dokładności opisu.

Pozostaje również trzecia opcja – można nie robić nic i zdać się na swoje przeczucie lub stosować taktykę gaszenia pożarów.

NIE, można je wykonać dla przedsiębiorstwa każdej wielkości, po prostu ich stopień skomplikowania będzie różny.

Jakie są etapy wykonania Mapy Drogowej Transformacji Cyfrowej?
Wyróżniamy 3 główne etapy:

• Analiza Przygotowawcza,
• Ocena Wstępna,
• Właściwa Analiza.

Czasami pojawia się również Koncepcja Pierwszych Działań. To nieobowiązkowy etap końcowy w tworzeniu Mapy Transformacji Cyfrowej. Zwykle jednak do jego realizacji dochodzi dopiero wtedy, gdy przechodzimy dalej. Z reguły traktuje się go już jako część kolejnego projektu.
Zachęcamy do zapoznania się z ulotką, w której dokładniej został omówiony każdy tych z etapów.

Na poszczególnych etapach budowy mapy dostarczanie są stopniowo do Klienta produkty danego etapu.

Etap pierwszy: Analiza Przygotowawcza – obejmuje analizę stanu obecnego, spotkania i rozmowy mające pomóc w określeniu tła projektu i w wyborze odpowiedniego podejścia. Produktem jest tutaj raport wstępny, przygotowany na podstawie badania dojrzałości cyfrowej ADMA.

Etap drugi: Ocena Wstępna – to przede wszystkim wizje lokalne. Konsultanci dokonują audytu wybranych obszarów na miejscu, u Klienta, i dokumentują stan zastany „w gemba”. W efekcie dostarczane są uwagi procesowe w układzie: obserwacje + diagnoza + sugestie. Wtedy obie strony mają już ostatecznie wyznaczony główny cel transformacji cyfrowej.

Etap trzeci: Właściwa Analiza – polega na opracowaniu danych zebranych w dwóch wcześniejszych etapach. Na koniec tego etapu Klient otrzymuje konkretne produkty końcowe składające się na Mapę Drogową Cyfrowej Transformacji – począwszy od listy inicjatyw (projektów) połączonych z celami biznesowymi organizacji i celem nadrzędnym transformacji, przez analizę Pain-Gain wspierającą w priorytetyzacji projektów do wdrożenia, aż po mapę pokazującą zależności między inicjatywami, a także raport końcowy z wnioskami i rekomendacjami.

TAK. Sprawna komunikacja i współpraca przekładają się bezpośrednio na jakość Mapy Drogowej Cyfryzacji, dlatego uczestnictwo pracowników po stronie Zamawiającego jest istotne. W zależności od zakresu prac, ich udział może być różny. Nie jesteśmy w stanie podać konkretnej liczby roboczogodzin, jakie powinni w tym celu zarezerwować. Przygotowując plan transformacji cyfrowej, szacujemy na ile projekt ten będzie angażujący dla Zamawiającego. Na pewno warto zarezerwować 2-3 dni na warsztaty i wizję lokalną oraz kilkanaście kolejnych godzin na spotkania i rozmowy uzupełniające. W czasie warsztatów i wizji angażowani są wszyscy – od top managementu, aż po szeregowych pracowników. Dodatkowo należy założyć dodatkowy dzień na przekazanie uwag procesowych oraz jeszcze jeden na prezentację wyników projektu.

Choć zrobienie takiej mapy jest projektem, to transformacja cyfrowa biznesu jest procesem, dlatego rekomendujemy, aby co jakiś czas (rok, dwa) ewaluować i aktualizować Mapę Drogową Cyfryzacji. Z biegiem czasu zmienia się kontekst, otoczenie biznesowe, dostępne technologie czy też działania konkurencji. To wszystko wpływa na potrzebę aktualizacji naszego planu i strategii. Na pewno wykonanie kolejnej iteracji powinno być szybsze i sprawniejsze, jakkolwiek dochodzi dodatkowa kwestia – rewizja tego, co udało się do tej pory osiągnąć.

Wystarczy wykonać następujące kroki: wejść na stronę internetową ImFactory i kliknąć przycisk Bezpłatna Konsultacja, znajdujący się w prawym górnym rogu, a następnie wypełnić formularz i go wysłać. Nasi konsultanci skontaktują się z Państwem w celu omówienia szczegółów i dalszych kroków.

Mapy Drogowe Transformacji Cyfrowej jako element strategii firmy są objęte umową o zachowaniu poufności, która prawnie chroni tajemnice przedsiębiorstwa. Dlatego nie możemy ich udostępniać, nawet fragmentarycznie. Niemniej jednak zachęcamy do kontaktu – nasi konsultanci chętnie opowiedzą o tym, jak taka mapa jest skonstruowana oraz jakie inicjatywy mogą się w niej pojawić.

Zgodnie z ideą #paperless treści przekazujemy cyfrowo, w formie dokumentów elektronicznych. Przygotowana przez nas mapa składa się z prezentacji uwzględniającej uwagi procesowe, arkusza zbioru inicjatyw z analizą Pain – Gain oraz graficznego schematu połączeń pomiędzy inicjatywami.

Wyzwania pojawiają się przede wszystkim na etapie pozyskiwania informacji oraz definiowania potrzeb. W trakcie kilku dni audytu nie sposób poznać absolutnie wszystkich aspektów funkcjonowania fabryki. Stosujemy podejście zbierania informacji w gemba – staramy się być jak najbliżej procesu. Rozmawiamy z operatorami bezpośrednio na hali produkcyjnej, często nawet bez obecności przełożonych, przeprowadzamy wywiady i zebrania grupowe, próbujemy pobudzać dyskusje bez nakierowywania na konkretne rozwiązania czy sugerowania odpowiedzi – wszystko po to, by uzyskać jak najwięcej rzetelnych informacji o procesach. Mimo to dużym wyzwaniem, z którym się stykamy, jest ograniczona otwartość. Im bardziej przedsiębiorstwo jest świadome tego, że celowe ukrywanie lub pomijanie pewnych kwestii nie sprawdza się, a mówienie o problemach jest potrzebne i powinno być pozbawione lęku przed krytyką, tym lepsze efekty jesteśmy w stanie wspólnie osiągnąć.

Zakres jest zazwyczaj zbliżony, choć w zależności od branży, można kłaść nacisk na inne kwestie. Przykładowo, gdy działamy w branży farmaceutycznej czy spożywczej więcej czasu spędzimy nad analizą procesów związanych z traceability czy kontrolą jakości oraz zgodnością z wymogami prawnymi lub normami. Natomiast w branżach high-volume, będziemy akcentować to, jak monitorować maszyny pod względem dostępności i efektywności, bo tam każda sekunda pracy jest szczególnie ważna.

Mapy Drogowe Transformacji Cyfrowej przynoszą wartość nie tylko kadrze zarządzającej, zajmującej się budowaniem strategii dla przedsiębiorstwa, ale także każdemu pracownikowi, a nawet zewnętrznemu interesariuszowi, który jest zaangażowany w realizację tej strategii. Tak jak w kaskadowaniu celów ogólnej strategii firmy mówimy o ich dekompozycji na niższe szczeble i dalej uszczegóławianiu – tak samo w przypadku strategii transformacji cyfrowej – cele wychodzą od góry, ale powinny być ogłoszone i komunikowane w całości Organizacji. Przekłada się to na realizację działań w ramach utrzymania kultury ciągłego doskonalenia.

Poprzez zwalczanie prokrastynacji technologicznej. Posiadanie jasnej strategii ułatwia prowadzenie dyskusji na temat inwestowania w technologię. Transformacja cyfrowa biznesu wydaje się dużym zadaniem, które może budzić pewne obawy. Mapa Drogowa Cyfryzacji jest jedną z metod zmniejszenia ryzyka w tym zakresie – takie rozbicie dużego zadania na mniejsze, sprawia że wydają się one bardziej osiągalne, przez co szybciej zabieramy się za ich realizację. Robimy to sprawniej niż konkurencja, z lepszą optymalizacją kosztową, planujemy uwzględniając potrzebne zasoby, wyznaczamy mniejsze zadania biznesowe do realizacji. Dzięki temu osiągamy lepsze rezultaty i szybciej dostarczamy wartość.

1. Dostajemy plan, który jest stworzony przez ludzi „outside of the box”, mających świeże spojrzenie na problemy i potrzeby firmy. Dzięki temu odkrywamy nowe, nieznane ścieżki dojścia do celu.
2. Mapa Drogowa Cyfryzacji pozwala ubiegać się o dofinansowania, często jest wymagana przy konkursach na granty.
3. Zyskujemy świadomość potrzebnych zasobów, która pomaga w dalszym procesie decyzyjnym. (Zrozumienie szacunkowych kosztów, przybliżonego czasu potrzebnego na wykonanie mniejszych projektów i skali korzyści, jakie możemy osiągnąć, dzięki konkretnym działaniom.)

Można. Największą synergię otrzymuje się kiedy cała Organizacja podąża we wspólnie ustalonym kierunku, ale w zależności od tego, jaką przedsiębiorstwo ma strukturę, strategia transformacji cyfrowej może być przygotowywana samodzielnie przez pojedyncze jednostki. Sprawdza się to zwłaszcza w przypadku struktury federacyjnej czy holdingowej, gdy mamy znaczny stopień autonomii na poziomie lokalnym. Spotkaliśmy się już z sytuacjami, gdy poszczególne działy czy fabryki miały swoje własne strategie, a czasami nawet własne mini-misje. Tak samo może być ze strategią cyfrową i Mapą Drogową Cyfrowej Transformacji.

NIE. Mówiąc o cyfryzacji mamy na myśli duże, złożone przedsięwzięcie obejmujące dłuższy okres, więc sukces też rozkłada się w czasie. Wyznaczamy kamienie milowe, które wskazują moment zakończenia pewnych faz i serii zadań. Powinniśmy skupiać się przede wszystkim na nich i na celach cząstkowych, które są z nimi powiązane. Osiągnięcie każdego z tych kamieni milowych jest sukcesem, który trzeba świętować. Mapa Drogowa Cyfrowej Transformacji wskazuje wiele ścieżek do osiągnięcia głównego celu cyfryzacji, ale nie oznacza to, że musimy podążać tymi wszystkimi ścieżkami równoległe. Możemy wybrać, która z nich w danym momencie jest dla nas najlepsza, aby optymalizować wykorzystanie dostępnych zasobów, zmniejszać ryzyko i szybciej czerpać korzyści. Do osiągnięcia sukcesu cyfryzacji przyczynia się każdy krok, który przybliża nas w kierunku celu nadrzędnego. Jednak błędne jest rozumowanie, że zrealizowanie jakiejś skończonej serii działań z nieskończonej puli możliwych inicjatyw zawartych w haśle “cyfryzacja”, jest wystarczającym i jedynym wyznacznikiem sukcesu i zagwarantuje nam jego osiągnięcie i utrzymanie.

Długoterminowy. Standardowo przygotowywane przez nas Mapy Transformacji Cyfrowej obejmują okres od 3 do 5 lat. Budowanie map na krótszy czas nie wyczerpuje postulatu tworzenia rzeczywistej strategii, zaś planowanie w dłuższym okresie, może nie być wartościowe – biorąc pod uwagę tempo zmian rynkowych i technologicznych, taka mapa szybko by się dewaluowała.

Stopień powiązania z firmą, która ją zamawia. Wyróżnikiem dobrej Mapy Drogowej Transformacji Cyfrowej powinno być to, na ile jest ona spersonalizowana i dopasowana do kontekstu działania konkretnej Organizacji – czy wspiera jej strategię, misję i wizję, czy jest spójna z kierunkiem rozwoju przedsiębiorstwa. Mapa nie powinna być jedynie szablonowym zbiorem inicjatyw, które nie mają przełożenia na realia czy środowisko funkcjonowania danej firmy.

Podejście do komunikacji w dużej mierze zależy od celu. Innej formy kontaktu użyjemy do przekazywania postępów prac, innej do omówienia problemów i wypracowania rozwiązań, innej do wymiany poglądów, a jeszcze innej do przekazania wiedzy. Ważne, żeby informacja przekazana była szybko, konkretnie i efektywnie. Pozwoli to wypracować wspólne zrozumienie. Podczas budowania Mapy Transformacji Cyfrowej stosujemy podejście hybrydowe – zarówno spotkania zdalne, jak i wizyty na miejscu, wizje lokalne i wywiady. Nasze podejście do komunikacji z interesariuszami dostosowane jest do etapu, na którym jesteśmy w projekcie, dlatego czasem pracujemy synchronicznie, a czasami asynchronicznie. Przykładowo, na etapie pozyskiwania informacji mogą to być wywiady indywidualne lub grupowe, na innych etapach warsztaty czy sesje inspiracyjne. Przykładem pracy asynchronicznej będą materiały, które przekazujemy Klientowi do przygotowania.

Mapa Drogowa Transformacji Cyfrowej przygotowywana jest w oparciu o wybrane procesy, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw, które mają wiele procesów produkcyjnych i wspierających. Koszt końcowy uwzględnienia każdego kolejnego procesu w Mapie Drogowej Cyfryzacji stałby się w pewnym momencie zbyt wysoki. Jest to po prostu nieopłacalne i zbyt czasochłonne. Z tego powodu pracujemy na próbie reprezentatywnej oraz głównej puli procesów wspomagających, które podlegają audytowi, takich jak proces kontroli jakości, zaopatrzenia, planowania, utrzymania ruchu, controllingu, zapewnienia business continuity.

TAK, Mapa Transformacji Cyfrowej obejmuje analizę „AS-IS”. Analiza stanu obecnego pojawia się w pierwszym i częściowo także w drugim etapie budowania tego typu mapy. Nie mapujemy pełnego procesu w stanie obecnym i nie wykonujemy szczegółowego modelu w ramach analizy „AS-IS”, lecz skupiamy się na zidentyfikowaniu i uchwyceniu elementów procesu, które są kluczowe pod względem cyfryzacji i optymalizacji. Opracowujemy wstępny raport dojrzałości cyfrowej, zgodnie z metodyką ADMA i przedstawiamy uwagi procesowe po audycie przeprowadzonym w gemba.

TAK. Na każdym etapie dojrzałości można wykonać Mapę Drogową Cyfryzacji, choć z reguły adresowana jest ona przede wszystkim dla przedsiębiorstw o bardziej złożonej strukturze.

NIE. Z zasady inicjatywy nie ograniczają się jedynie do portfolio produktów i usług oferowanych przez ImFactory czy innych, z nazwy wymienionych dostawców. Są zbudowane w taki sposób, żeby nie wskazywały konkretnych produktów, a bardziej klasy produktów, które można wykorzystać. Na tym polega ich uniwersalność. W wyjątkowych przypadkach, gdy Klient jest zdecydowany, by w mapie zawrzeć rozwiązania konkretnego dostawcy, który zapewnia standard w jego Organizacji, możemy przygotować Mapę Transformacji Cyfrowej w ten sposób.

Z naszych obserwacji wynika, że najpoważniejszym ryzykiem jest wewnętrzny opór i niechęć ludzi do zmian. Zdarza się, że pracownicy podchodzą do technologii z rezerwą i nieufnością – boją się tego, czego nie rozumieją albo zwyczajnie nie chcą korzystać z nowych rozwiązań ze względu na dawne przyzwyczajenia. Następną kwestią jest słabnące z upływem czasu zaangażowanie, a także zbyt szczegółowe rozpisywanie i analizowanie kolejnych kroków oraz niekończące się dyskusje, które blokują firmę przed działaniem. Ta dbałość o szczegóły i powolne procesy decyzyjne sprawiają, że firma traci przewagę konkurencyjną. Zwróćmy uwagę, że ryzyka te są związane z czynnikiem ludzkim, a nie z technologią. Dlatego każda zmiana wprowadzona w organizacji wymaga szczególnego skupienia się na ludziach, a odpowiedzią mogą być szkolenia pracowników oraz odpowiednia komunikacja.

Kiedy projekt budowy Mapy Transformacji Cyfrowej się kończy, należy wybrać z niej obszary koncentracji oraz inicjatywy, które będą realizowane w pierwszej kolejności. Następny etap to wdrażanie, monitorowanie i sprawdzanie efektów, a w dalszej perspektywie korygowanie i dostosowywanie planu w kontekście kolejnych działań. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się zacząć od bardziej obszernych i rozwojowych inicjatyw, warto pamiętać, że przed przejściem do ich realizacji można również zamówić u nas wykonanie koncepcji, specyfikacji, bądź projektu technicznego dla tego typu inicjatyw, które pogłębią szczegółowość opisu i w pewnym stopniu chronią firmę przed ewentualnym niepowodzeniem. Ważnym elementem cyklu życia Mapy Transformacji Cyfrowej jest także jej ewaluacja i aktualizacja, która powinna być przeprowadzana cyklicznie.

W ramach usług dodatkowych oferujemy wsparcie consultingowe, wdrożenia systemów MES i APS, świadczenie usług programistycznych lub wykonanie projektu migracji. Jeśli będzie taka potrzeba, oferujemy też wsparcie w pracach nad pojedynczą inicjatywą poprzez:
pomoc w wyborze konkretnego rozwiązania,
przygotowanie oferty produktowej,

• wykonanie koncepcji,
• wykonanie specyfikacji,
• wykonanie projektu technicznego.