Wymagający i ciągle zmieniający się rynek konsumencki stawia przed firmami produkcyjnymi coraz nowsze wyzwania Przed takimi stanęła firma MARION, polska rodzinna spółka z branży kosmetycznej, ceniona w kraju i poza jego granicami. Aby możliwy był jej dalszy dynamiczny rozwój, potrzebna była wielopoziomowa transformacja cyfrowa. Pierwszym krokiem do niej było przygotowanie przez specjalistów ImFactory Mapy Drogowej Cyfryzacji w oparciu o metodykę ADMA [ADvanced MAnufacturing].
Firma MARION Sp. z o.o. została założona w 1991 roku w Gdyni. Firma początkowo specjalizowała się w produkcji farb i szamponów koloryzujących do włosów. W 2014 roku uruchomiono nową fabrykę o łącznej powierzchni 7 tys. m2, wraz z magazynami i własnymi laboratoriami. Dzięki temu znacząco zwiększyła ona asortyment produktów. Wdrożono również wiele standardów jakościowych, takich jak GMP (Good Manufacturing Practice – Dobre Praktyki Wytwarzania), a dostosowanie produkcji do norm unijnych potwierdził certyfikat ISO.
Produkty MARION zyskały uznanie na rynkach zagranicznych – są sprzedawane w ponad 30 krajach. W uznaniu licznych sukcesów firma otrzymała wiele nagród, w tym dwukrotnie uhonorowano ją Diamentem Forbesa (w latach 2021 i 2022), a trzykrotnie Gazelą Biznesu. MARION może się również pochwalić certyfikatami British Retail Consortium, FSC CoC oraz Viiva.
Nikt w firmie nie zamierza jednak osiadać na laurach. By sprostać wciąż rosnącym wymaganiom konkurencyjnego rynku, konieczny jest nieustanny rozwój, którego nieodłącznym elementem musi być cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa. Dlatego zarząd firmy MARION podjął decyzję o rozpoczęciu projektu konsultacyjnego, którego celem było powstanie Mapy Drogowej Cyfryzacji.
Magazyny firmy MARION. Źródło: MARION
Czym jest mapa drogowa?
Mapą drogową możemy nazwać ogólny, ramowy plan dużego projektu, np. analitycznego lub wdrożeniowego. Jej kluczowym elementem musi być sformułowanie strategicznego celu, jaki chcemy osiągnąć. Drugim elementem mapy jest opis drogi prowadzącej do tego celu, podzielonej na kolejno realizowane etapy. Dzięki mapie wszyscy uczestnicy projektu mogą łatwo zrozumieć jego wizję i sens.
W uproszczeniu mówiąc mapa drogowa to portfolio zadań (podprojektów) i inicjatyw, wraz z zależnościami między nimi. Podejście do jej interpretacji jest jednak otwarte, a możliwości wykorzystania – bardzo szerokie. Można mapę interpretować jako strategię realizacji planu transformacji firmy w stronę nowoczesnej fabryki. Może służyć jako podstawa do wyjścia w kierunku budowy, rewizji lub poszerzenia strategii. Często służy do uporządkowania pomysłów i inicjatyw w firmie, w konsekwencji przenosząc je do określonego zbioru nazwanych projektów z określonymi priorytetami. Same priorytety mogą być ustawiane względem różnych kryteriów: czasu, zaangażowania lub wpływu.
Mapa drogowa opisuje dłuższą perspektywę
Istotne jest to, że mapy, ze względu na ilość inicjatyw, ich skalę i czas, dotykają dłuższego horyzontu czasu – przeważnie około 3 do 7 lat. Tak długa perspektywa po nałożeniu priorytetów powoduje naturalną selekcję i przesunięcia projektów i inicjatyw na osi czasu. Nie można więc mapy drogowej traktować jako stałego tworu. Kluczem do efektywnego wykorzystania mapy drogowej jest to by, żyła ona w organizacji i dynamicznie zmieniała się wraz ze zmieniającymi się potrzebami.
W skład typowej mapy drogowej mogą wchodzić następujące elementy:
- Aktualny poziom dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa – czyli gdzie obecnie jesteśmy?
- Nadrzędny cel biznesowy przeprowadzenia cyfrowej transformacji – gdzie chcemy być i dlaczego?
- Lista inicjatyw (projektów) wspierających realizację celu nadrzędnego – jak to chcemy zrobić?
- Cele biznesowe dla poszczególnych inicjatyw – które inicjatywy realizować?
- Schemat zależności pomiędzy inicjatywami.
- Analiza typu „pain – gain” zbioru inicjatyw.
Wyniki analizy „pain – gain” proponowanych działań w firmie MARION. Źródło: ImFactory
Cele procesu transformacji cyfrowej
Transformacja cyfrowa w firmie MARION nie jest celem samym w sobie. W jej rezultacie oczekiwane jest osiągnięcie istotnych korzyści, z których pierwszą jest wzrost jakości – rozumiany zarówno od strony produktowej (czyli po prostu wzrost jakości produktów), jak i procesowej (lepsza jakość procesów wewnętrznych).
Drugą zasadniczą korzyścią z wdrożenia technologii Przemysłu 4.0 ma być podniesienie efektywności organizacji, w tym również efektywności kosztowej. Trzecią oczekiwaną korzyścią jest wzrost wydajności produkcyjnej i procesowej, który umożliwi ciągłe zwiększanie wielkości produkcji.
MARION Sp. z o.o. to polska marka kosmetyków. Jest przedsiębiorstwem z wyłącznie polskim kapitałem, należącym do Fundacji Firmy Rodzinne (FFR). Posiadamy duże doświadczenie i wykwalifikowaną kadrę, dzięki którym potrafimy szybko reagować na potrzeby wymagających konsumentów i kontrahentów zagranicznych. W skład marki wchodzą takie produkty jak kosmetyki do ciała, włosów i twarzy.
MARION to także producent private label. Oferuje pełne wsparcie i fachową obsługę na każdym etapie powstawania produktu, od tworzenia receptury, poprzez produkcję i konfekcjonowanie kosmetyków (profesjonalne saszetkowanie, pakowanie w ampułki i butelki czy też blistrowanie).
Krzysztof Tański – Dyrektor Finansowy, inicjator projektu
Aby osiągnąć powyższe cele, konieczne są zmiany w modelu biznesowym. Zarząd oraz Rada Dyrektorów firmy zdefiniowała je następująco:
- Wprowadzenie możliwie pełnego opomiarowania procesów w organizacji, aby zapewnić obiektywną wiedzę oraz wspierać działania związane z ciągłym doskonaleniem firmy.
- Coraz szersze definiowanie standardów funkcjonowania organizacji we wszystkich jej obszarach, dla zapewnienia powtarzalności jakości oraz efektywności działania.
- Pełniejsze i wydajniejsze wykorzystanie obecnych i nowych systemów informatycznych organizacji, aby wyeliminować zbędna administrację, poprawić komunikację oraz zaoferować nowe usługi klientom firmy.
- Ciągła poprawa procesów obsługi klienta, realizowana przez stworzenie dedykowanej platformy komunikacyjnej dla partnerów biznesowych, opartej na nowych technologiach cyfrowych, zastępującej obecną formułę bezpośredniego kontaktu.
- Pełne śledzenie (traceability) zamówień, od momentu ich złożenia aż po fizyczne dostarczenie produktów do klienta.
- Cyfryzacja obszaru produkcji, która zapewni dostęp do danych niezbędnych dla właściwych działań prewencyjnych oraz precyzyjnej wyceny każdego działania – wraz z szybką i precyzyjną informacją kosztową dla podejmowania decyzji rynkowych w oparciu od fakty, a nie przeczucia (tzw. evidence based management – EBM).
- Automatyzacja procesu produkcyjnego, realizowana zawsze na podstawie analizy biznesowej i rachunku korzyści.
- Automatyzacja procesów magazynowych, zarówno w obszarze surowcowym, jak i wyrobów gotowych. Jej celem jest obniżenie całkowitego kosztu obsługi oraz wzrost efektywności.
- Podnoszenie efektywności oraz skuteczności obszaru sprzedaży poprzez zapewnienie transparentności, a także ewidencji działań oraz przesłanek podejmowanych decyzji.
Spółka bardzo szybko się rozwija, dotyczy to wszystkich sfer życia organizacji – zarządzania, produkcji i sprzedaży. Konieczne stało się stworzenie Mapy Drogowej Cyfryzacji, która zebrałaby w jednym miejscu wszystkie zagadnienia związane z przyszłym rozwojem Spółki w tych aspektach. Mapa Drogowa z jednej strony informuje nas, w którym miejscu jesteśmy, a z drugiej – gdzie chcemy być i jakie kroki musimy podjąć, aby ten cel został osiągnięty.
Dokonując przeglądu rynku usłyszeliśmy wiele dobrego o firmie ImFactory, która jest częścią Grupy ASTOR. Spotkanie z przedstawicielami firmy upewniło nas, że jest to bardzo dobry wybór. Sami natomiast nie mieliśmy odpowiedniej kadry, która byłaby w stanie kompleksowo zająć się tym tematem. Ostateczną decyzję podjął Zarząd na podstawie wewnętrznej rekomendacji Dyrektora Zakładu i Dyrektora Finansowego. Doświadczenia innych firm, z którymi mogliśmy się zapoznać, wpłynęły na wybór ImFactory jako partnera w tym projekcie.
Tomasz Grzenia – Dyrektor zakładu, Główny Użytkownik projektu
